Foire aux questions sur les services comptables
À qui dois-je demander la copie du formulaire A/OI?
Le formulaire A/OI est valable 5 ans et vous permet de justifier notre exonération auprès des autorités fiscales. La copie du document est à demander directement à votre contact commercial au CERN mentionné sur le dernier bon de commande.
À qui dois-je envoyer mes factures?
Les factures doivent être adressées en 1 seul exemplaire, soit par e-mail à l’adresse accounts.payable@cern.ch, soit par courrier à l’adresse suivante:
CERN
Finances et processus administratifs
Accounts Payable / Bureau des factures (4-3-009)
CH – 1211 GENEVE 23
Suisse
Toute facture doit OBLIGATOIREMENT comporter le numéro de commande CERN ou le numéro du contrat conclu avec le CERN ou par défaut le nom du technicien ayant passé la commande. Toute facture incomplète ne pourra être payée dans les délais prévus.
Les factures ne doivent pas être envoyées avec la marchandise.
Les coordonnées bancaires complètes du fournisseur – IBAN et code SWIFT ou compte bancaire complet – seront indiquées de préférence directement sur les factures. Il est inutile d’accompagner les factures de bulletins de versement.
À qui s’adresser pour les changements de codes budgétaires ou autres demandes pour la Comptabilité Générale ?
Contacter general.accounting@cern.ch pour toutes questions liées à la Comptabilité Générale.
À qui s’adresser pour les questions concernant les factures ou les fournisseurs ?
Nos collègues de la Comptabilité Fournisseurs peuvent vous aider : accounts.payable@cern.ch.
Combien de temps le code peut-il rester ouvert ?
Ce code doit pouvoir être fermé dans les 6 mois qui suivent la fin de la conférence.
Comment puis-je obtenir un code de conférence ?
Se référer à la procédure « Gestion de recettes extérieures dans le cadre de conférences organisées par le CERN« .
Est-ce que le surplus d’une conférence peut être utilisé pour organiser une autre conférence ?
Non, chaque conférence est indépendante. Tout surplus est reversé au département organisateur (voir la procédure « Gestion de recettes extérieures dans le cadre de conférences organisées par le CERN« ).
Est-ce que je peux commencer à dépenser les recettes avant de recevoir les premières inscriptions ?
Oui, ce code peut être en négatif avant que les premières inscriptions ne soient enregistrées.
Est-ce que je peux demander un code de conférence pour une conférence organisée par un institut externe ?
Non, la conférence doit être organisée par le CERN seul ou conjointement avec un tiers.
Pourquoi est-ce que je reçois des documents d’approbation de réception EDH provenant de différentes sources ?
Le document d’approbation de réception EDH est généré automatiquement et envoyé au nom du service de la réception pour les commandes désignées comme « manuelles » lorsque les marchandises sont réceptionnées par le service de la réception. Ces commandes manuelles nécessitent une réception « qualitative » par le contact technique (afin de s’assurer que la qualité est acceptée et pas seulement les marchandises physiques).
Le même format de document d’approbation de réception EDH est généré par le service la comptabilité fournisseurs pour les commandes manuelles qui n’ont pas été réceptionnées mais pour lesquelles une facture a été reçue (généralement pour des services).
En outre, pour toutes les commandes (manuelles et automatiques), s’il y a une différence entre la facture et les commandes (par exemple, les frais dépassent la commande), le service de la comptabilité fournisseurs lancera également le document EDH ou réacheminera le document existant.
Pourquoi ma facture a été payée sans les frais de transport initialement inclus ?
Une facture est payée sans les frais de transports initialement inclus lorsque les instructions de livraison pour les commandes placées sous l’Incoterm FCA (2010) par le service des achats au CERN n’ont pas été respectées.
Les instructions de livraison spécifiées sur la commande ont un caractère obligatoire et doivent être suivies par nos fournisseurs.
À l’avenir, si vous désirez le remboursement des frais de transports pour l’utilisation de LA POSTE au tarif normal, veuillez-nous faire parvenir les justificatifs se rapportant à ces frais et dans ce cas nous procèderons au paiement de la facture dans son intégralité.
Pourquoi ouvrir un code de conférence ?
Un code de conférence vous permet de faire créditer les frais d’inscription sur votre code et d’utiliser cet argent pour couvrir les dépenses liées à l’organisation de la conférence.
Quel est le numéro de TVA du CERN ?
En tant qu’Organisation Internationale, le CERN est exonéré de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dans ses deux Etats hôtes, la Suisse et la France et n’a par conséquent pas de n° de TVA intracommunautaire.
Pour plus d’informations sur les règles de facturation, veuillez consulter le guide sur la TVA: https://procurement.web.cern.ch/system/files/document/vat-and-invoicing-guide-en_0.pdf.
Quel est le numéro IDE du CERN?
Le CERN est répertorié auprès de l’Administration Suisse sous l’IDE n°CHE-108.967.751.
Quel est le numéro SIRET du CERN ?
Le CERN est répertorié en tant que société française avec le code SIRET suivant (Système d’Identification du Répertoire des établissements): 394 610 661 000 16. Ce numéro peut être utilisé en l’absence du code d’identification TVA. En effet, le CERN en tant qu’organisation internationale, n’est pas assujetti à la TVA, et pour cette raison, il n’y a pas de code TVA.
Quelles sont les conditions pour qu’une garantie bancaire soit acceptée au CERN ?
Les garanties bancaires adressées au CERN sont contrôlées et validées par le contrôleur responsable de la commande/contrat. Veuillez noter que ce document n’est pas demandé pour chaque contrat/commande.
Une garantie bancaire doit répondre à trois conditions :
- être émise par un établissement bancaire ayant un rating supérieur ou égal à BBB+. Le fournisseur doit fournir la preuve du rating par un certificat émis par sa banque. Les garanties bancaires émises par une compagnie d’assurance ne sont pas acceptées,
- elle doit être en conformité avec le modèle CERN (voir fichiers ci-joints),
- elle doit être conforme aux conditions du contrat (montant, date d’échéance).
Le suivi des garanties bancaires est effectué par la comptabilité générale (date d’expiration, etc).
Quelles sont les implications pour le responsable technique de la signature du document EDH « Acceptation de la livraison » ?
La signature de ce document implique de la part de la partie technique :
- l’acceptation des quantités livrées,
- l’acceptation de la conformité du matériel ou de la prestation livrée
L’accord entraine la mise au paiement de la facture au fournisseur.
Quelles sont les mentions obligatoires que doit contenir ma facture?
- Date d’émission de la facture,
- Numérotation de la facture,
- Nom et adresse du fournisseur,
- Numéro d’identification de TVA du fournisseur,
- Coordonnées bancaires complètes du fournisseur. Les bordereaux de paiements ne sont pas nécessaires,
- Adresse du CERN,
- Le numéro de commande/contrat CERN ou le nom de votre contact CERN,
- Date de livraison,
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fournis,
- Taux de TVA légalement applicable,
- Montant total de la TVA correspondant,
- Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant,
- Réduction de prix.
Qui dois-je contacter afin d’obtenir plus de détails concernant un transfert bancaire ?
Merci de contacter notre service des paiements: CERN Payment Service.
Qui dois-je contacter en cas de facture impayée?
Pour toutes questions liées à la facturation et le paiement des factures, veuillez adresser vos demandes directement par email à l’adresse accounts.payable@cern.ch.
Merci d’indiquer le numéro de commande ou numéro de contrat ainsi que la copie de la facture concernée.
Qui dois-je contacter pour demander des renseignements sur les paiements?
Contacter le service Paiement : CERN Payment service.
Qui peut demander l’ouverture d’un code de conférence ?
Seulement les titulaires peuvent demander l’ouverture d’un code de conférence.
Si je ne prévois aucune recette, puis-je quand-même ouvrir un code de conférence ?
Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.
Si je percois des recettes provenant du CERN (par exemple, des TIDs, des subventions de mon département, etc.), puis-je ouvrir un code de conférence ?
Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.
Sous quel format dois-je envoyer les factures ?
Les factures doivent être envoyées en format papier par courrier ou par email (accounts.payable@cern.ch) au format PDF.