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Accounting FAQs

Accounting FAQs

A qui dois-je demander la copie du formulaire A/OI?

Le formulaire A/OI est valable 5 ans et vous permet de justifier notre exonération auprès des autorités fiscales.

La copie de celui-ci est à demander directement à votre contact commercial au CERN mentionné sur le dernier bon de commande.

A qui dois-je envoyer mes factures?

Les factures doivent être adressées en 1 seul  exemplaire, soit par e-mail à l’adresse accounts.payable@cern.ch, soit par courrier à l’adresse suivante:

CERN
Finances et processus administratifs
Accounts Payable / Bureau des factures (4-3-009)
CH - 1211 GENEVE 23
Suisse

Toute facture doit OBLIGATOIREMENT comporter le numéro de commande CERN ou le numéro du contrat conclu avec le CERN ou par défaut le nom du technicien ayant passé la commande. Toute facture incomplète ne pourra être payée dans les délais prévus.

Les factures ne doivent pas être envoyées avec la marchandise.

Les coordonnées bancaires complètes du fournisseur – IBAN et code SWIFT ou compte bancaire complet - seront indiquées de préférence directement sur les factures. Il est inutile d’accompagner les factures de bulletins de versement.

 

A qui s'adresser pour changements de codes budgetaires/autres demandes pour compta. generale?

Contacter general.accounting@cern.ch pour toutes questions liees a la Comptabilite Generale. 

A qui s'adresser pour les questions sur les factures ou des fournisseurs?

Nos collegues de la Comptabilite Fournisseurs peuvent vous aider : accounts.payable@cern.ch

Can a surplus from one conference be used to organise another conference?

Non, chaque conférence est indépendante. Tout surplus est reversé au Département Organisateur (voir procédure).

Can I begin to spend the revenues before the registration fees are received?

Oui, ce code peut être en négatif avant que les premières inscriptions ne soient enregistrées.

Can I request a conference code for a conference organised by an outside institute?

Non, la conférence doit être organisée par le CERN seul ou conjointement avec un tiers.

How do I get a conference code opened?

Suivre la procédure indiquée : comptabilité de conférence

How long can the code remain open?

Ce code doit pouvoir être fermé dans les 6 mois qui suivent la fin de la conférence.

If I am in receipt of revenues from CERN (e.g. TIDs, subsidies from my department), can I open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.

If I don't anticipate any revenue, can I still open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures

Pourquoi ma facture a été payée sans les frais de transport initialement inclus ?

Une facture est payée sans les frais de transports initialement inclus lorsque les instructions de livraison pour les commandes placées sous l'Incoterm FCA (2010) par le service des achats au CERN n'ont pas été respectées.

Les instructions de livraison spécifiées sur la commande ont un caractère obligatoire et doivent être suivies par nos fournisseurs.

A l'avenir, si vous désirez le remboursement des frais de transports pour l'utilisation de LA POSTE au tarif normal, veuillez nous faire parvenir les justificatifs se rapportant à ces frais et dans ce cas nous procèderons au paiement de la facture dans son intégralité.

Quel est le numéro de TVA du CERN?

En tant qu'Organisation Internationale, le CERN est exonéré de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dans ses deux Etats hôtes, la Suisse et la France et n'a par conséquent pas de n° de TVA intracommunautaire.

Pour plus d’informations sur les règles de facturation, veuillez consulter le guide sur la TVA: http://procurement.web.cern.ch/docs/vat-and-invoicing-guide

Quel est le numéro IDE du CERN?

Le CERN est répertorié auprès de l'Administration Suisse sous l’IDE n°CHE-108.967.751

Quel est le numéro SIRET du CERN?

Le CERN est répertorié en tant que société française avec le code SIRET suivant (Système d'Identification du Répertoire des établissements): 394 610 661 000 16

Ce numéro peut être utilisé en l’absence du code d’identification TVA.

En effet, le CERN en tant qu'organisation internationale, n'est pas assujetti à la TVA, et pour cette raison, il n'y a pas de code TVA.

 

 

Quelles sont les conditions pour qu'une garantie bancaire soit acceptée au CERN ?

Les garanties bancaires adressées au CERN sont contrôlées et validées par le contrôleur responsable de la commande/contrat. Veuillez noter que ce document n’est pas demandé pour chaque contrat/commande.

Une garantie bancaire doit répondre à trois conditions :
 

  • être émise par un établissement bancaire ayant un rating supérieur ou égal à BBB+. Le fournisseur doit fournir la preuve du rating par un certificat émis par sa banque. Les garanties bancaires émises par une compagnie d’assurance ne sont pas acceptées.

  • elle doit être en conformité avec le modèle CERN (voir fichiers ci-joints)

  • elle doit être conforme aux conditions du contrat (montant, date d’échéance)

 

Le suivi des garanties bancaires est effectué par la comptabilité générale (date d’expiration, etc).

 

Quelles sont les mentions obligatoires que doit contenir ma facture?

  • Date d'émission de la facture

  • Numérotation de la facture

  • Nom et adresse du fournisseur

  • Numéro d'identification de TVA du fournisseur

  • Coordonnées bancaires complètes du fournisseur. Les bordereaux de paiements ne sont pas nécessaires

  • Adresse du CERN

  • le numéro de commande/contrat CERN ou le nom de votre contact CERN.

  • Date de livraison

  • Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni

  • Taux de TVA légalement applicable

  • Montant total de la TVA correspondant

  • Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant

  • Réduction de prix

Qui dois-je contacter en cas de facture impayée?

Pour toutes questions liées à la facturation et le paiement des factures, veuillez adresser vos demandes directement par email à l'adresse accounts.payable@cern.ch.

Merci d'indiquer le numéro de commande ou numéro de contrat ainsi que la copie de la facture concernée.

 

Qui dois-je contacter pour demander des renseignements sur les paiements?

Au service « Paiement »: CERN Payment Service <payment-service@cern.ch>

Sous quel format dois-je envoyer les factures ?

Les factures doivent être envoyées en format papier par courrier ou par email (accounts.payable@cern.ch) au format PDF.

What are the implications for the technical responsible of signing the "Delivery acceptance" EDH document ?

La signature de ce document implique de la part de la partie technique :

  • l'acceptation des quantités livrées
  • l'acceptation de la conformité du matériel ou de la prestation livrée

L'accord entraine la mise au paiement de la facture au fournisseur.

Who can request the opening of a conference code?

Seul un titulaire peut demander cette ouverture.

Why open a Conference code?

Le code conférence vous permet de recevoir l’argent des inscriptions directement sur votre code et de l’utiliser pour faire face aux dépenses liées à l’organisation de la conférence.

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