Il faut envoyer un email à : claims.office@cern.ch en indiquant obligatoirement le montant en devise et la date de retour du voyage. Vous recevrez une réponse par email avec le calcul de conversion, que vous pourrez ensuite joindre dans le claim EDH. La demande peut également être envoyée via le formulaire SNOW suivant.

Le formulaire A/OI est valable 5 ans et vous permet de justifier notre exonération auprès des autorités fiscales.

La copie de celui-ci est à demander directement à votre contact commercial au CERN mentionné sur le dernier bon de commande.

Les factures doivent être adressées en 1 seul  exemplaire, soit par e-mail à l’adresse accounts.payable@cern.ch, soit par courrier à l’adresse suivante:

CERN
Finances et processus administratifs
Accounts Payable / Bureau des factures (4-3-009)
CH - 1211 GENEVE 23
Suisse

Toute facture doit OBLIGATOIREMENT comporter le numéro de commande CERN ou le numéro du contrat conclu avec le CERN ou par défaut le nom du technicien ayant passé la commande. Toute facture incomplète ne pourra être payée dans les délais prévus.

Les factures ne doivent pas être envoyées avec la marchandise.

Les coordonnées bancaires complètes du fournisseur – IBAN et code SWIFT ou compte bancaire complet - seront indiquées de préférence directement sur les factures. Il est inutile d’accompagner les factures de bulletins de versement.

Contacter general.accounting@cern.ch pour toutes questions liees a la Comptabilite Generale. 

Nos collegues de la Comptabilite Fournisseurs peuvent vous aider : accounts.payable@cern.ch

Réunions de coordination des Travel Managers et communications.
Tout le contenu disponible en Indico.

Non, chaque conférence est indépendante. Tout surplus est reversé au Département Organisateur (voir procédure).

Oui, ce code peut être en négatif avant que les premières inscriptions ne soient enregistrées.

Les paiements en espèces ne sont autorisés qu'à titre exceptionnel, c'est-à-dire pour des paiements ponctuels (uniquement pour les personnes qui ont des comptes bancaires domiciliés dans des pays où il est difficile de procéder à un transfert bancaire - ceci exclut les comptes avec IBAN).

Comment puis-je obtenir mon paiement en espèces ?

Une fois que le claim et la demande exceptionnelle ont été approuvés par la Comptabilité du personnel, le bénéficiaire peut retirer le paiement auprès du Bureau de poste du centre commercial situé à Meyrin. Toutes les informations nécessaires sont transmises au bénéficiaire par email.

Oui, il est possible d’effectuer un paiement à l’étranger quel que soit le pays. Cependant, certains comptes ont des droits limités et ne peuvent pas recevoir de virements en devises étrangères. Etant donné que l'ensemble de nos virements sont envoyés en CHF, veuillez vérifier auprès de votre banque si votre compte peut recevoir des paiements en CHF. 

Non, la conférence doit être organisée par le CERN seul ou conjointement avec un tiers.

Il est nécessaire d'être membre de l'association pour s'affilier à l'assurance perte de gain collective. La prime est déduite conjointement avec la cotisation auprés de l'assocaition au mois de janvier de l'année en cours.

Les copies et les scans sont acceptés sauf pour les demandes de remboursement de frais divers (reçus originaux requis le cas échéant)

Comment contacter l'agence Egencia ?

EGENCIA_Support_Client@egencia.com

Le congé parental est accordé pour un minimum de 10 jours sur une période de 3 mois maximum jusqu'au 3 ans de l'enfant. Le congé de solidarité est accordé pour un minimum de 10 jours sur une période de 3 mois par année de congé.

Les cotisations à la caisse maladie et à la caisse pension sont obligatoires jusqu'à 1 mois. Au dela ces cotisations peuvent être facultatives.

Les coordonnées bancaires doivent être enregistrées en utilisant ce formulaire EDH.

Suivre la procédure indiquée : comptabilité de conférence

Ce code doit pouvoir être fermé dans les 6 mois qui suivent la fin de la conférence.

Dans le cas où votre congé non rémunéré est dans un délais de 1 à 3 mois, les cotisations sont calculées est stockées dans un solde à récupérer. Leur de votre retour, le montant cumulé sera déduit de votre salaire.

Dans le cas où votre congé non rémunéré est au delà de 3 mois, il vous est nécessaire de passer par le bureau des salaire afin de vous informer des coordonnées du compte bancaire sur le quel effectuer un virement mensuel.

Non, il faut contacter le bureau des salaires bureau.salaires@cern.ch afin de déterminer d'où vient le problème.

Les appels téléphoniques sont déduits du décomptes de paie automatique. pour toutes questions : ais-support

La déclaration pour les allocations perçues à l'extérieur est gérée par le département HR : Mme Nadége Bordon.

Tout dépend du moment où vous avez modifié votre déclaration :

La correction a été mise à jour après le 10 du mois, l'impact prendra effet sur le décompte du mois suivant.

La correction a été mise à jour avant le 10 du mois, contacter ais-support.

Dans le cas où, vous n'avez pas souscrit à l'assurance perte de gain, votre salaire est maintenu à 2/3 jusqu'à nouvel avis.
Dans le cas contraire, votre salaire est calculé à 2/3. Une ligne supplémentaire sur votre décompte de paie indiquera le tier manquant pris en charge par UNIQA.Vous recevez ainsi la totalité de votre salaire.

Le bureau des salaires enregistre toutes nouvelles coordonnées bancaires. La demande doit être formulée par le service portail sécurisé  : CERN Sevice Now pour changer les coordonees bancaires

Après prise de contact avec le bureau des salaires, la dette peut être échelonnée sur un maximum de 6 mois mais remboursée dans sa totalité avant la fin de l'année en cours.

Oui, vous devrez effectuer vous-même les démarches auprès de la caisse de compensation du canton de votre domicile (voir ci-dessous). La demande d'adhésion doit être déposée dans un délai de 3 mois à compter de l'affiliation au système de prévoyance de l'organisation.

Pour le canton de Genève: http://www.ocas.ch/

Pour le canton de Vaud: http://www.caisseavsvaud.ch/

Aucun, le salaire mensuel est maintenu. Les congés sont décomptés dans le cadre d'un service civil/militaire.

Tous les membres de personnel commençant en cours de mois ne reçoivent pas de décompte de paie papier le mois en cours mais le mois suivant pour 1 mois 1/2.

Oui, le montant du versement est égal à 50% de votre salaire de base.

Non, les services administratifs interne s'en chargent...

Le bureau des salaires se charge de maintenir le salaire à 100% et de refacturer la perte de gain à UNIQA.

La cotisation d'assurance maladie reste inchangée sauf dans le cas ou votre conjoint travaille au cern. Dans ce contexte là, votre cotisation sera calculée au prorata. La cotisation à la caisse pension dépend de votre choix : Réduction au prorata ou maintien à 100% avec prise en charge de votre cotisation salariale et patronale. Une simulation peut-être demandée au bureau des salaires bureau.salaires@cern.ch

Les allocations de famille, d'enfants, de petite enfance ainisi que les allocations perçues à l'extérieur restent inchangées.

L'adhésion se fait directement auprés d'UNIQA dans leurs locaux. La prime est déduite automatiquement du salaire 1 fois par an au mois de janvier.

Le formulaire d'affiliation est en ligne dans la procédure "Assurance vie (Helvetia)" de l'Admin e-guide. La date effective ne prend effet qu'à compter de 30 jours fin de mois à date de signature. Les dispositions réglementaires sont à votre disposition sur le même lien.

Plusieurs cas se présentent :

• Vous êtes marié, pacsé, lié par un partenariat officiellement enregistré par un Etat membre, séparé mais pas divorcé : le conjoint est bénéficiaire.
• A défaut les enfants, à défaut aux père et mère, à défaut aux héritiers ayants droit.
• L'organisation est preneur de l'assurance vie collective.

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures

La procédure DAI doit être privilégiée pour régler un fournisseur, néanmoins pour les frais encourus par un membre du personnel employé/associé (inscription à une conférence, cotisations, ...). Veuillez noter que les formations de type "cours" ne peuvent pas être payés par TPP (il faut utiliser les DAI dans ce cas).

Le paiement est effectué aux alentours du 25 de chaque mois avec la bande de transfert de la chaîne paie.

Une attestation vous sera délivrée après en avoir fait la demande auprès du service portail : Attestation financiere https://cern.service-now.com/service-portal/search.do?q=attestation+financiere

L'indemnité internationale n'est versée que tous les 6 mois à date de début de contrat pendant 6 ans. A partir des années suivantes l'indemnité est réduite selon le pourcentage.

Oui, à condition de créer un claim de voyage officiel accompagné d'une lettre d'invitation indiquant la période et le montant qui ne doit pas dépasser ceux indiqués dans l'Admin-eguide.
 

Une facture est payée sans les frais de transports initialement inclus lorsque les instructions de livraison pour les commandes placées sous l'Incoterm FCA (2010) par le service des achats au CERN n'ont pas été respectées.

Les instructions de livraison spécifiées sur la commande ont un caractère obligatoire et doivent être suivies par nos fournisseurs.

A l'avenir, si vous désirez le remboursement des frais de transports pour l'utilisation de LA POSTE au tarif normal, veuillez nous faire parvenir les justificatifs se rapportant à ces frais et dans ce cas nous procèderons au paiement de la facture dans son intégralité.

En tant qu'Organisation Internationale, le CERN est exonéré de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dans ses deux Etats hôtes, la Suisse et la France et n'a par conséquent pas de n° de TVA intracommunautaire.

Pour plus d’informations sur les règles de facturation, veuillez consulter le guide sur la TVA: http://procurement.web.cern.ch/docs/vat-and-invoicing-guide

Le CERN est répertorié auprès de l'Administration Suisse sous l’IDE n°CHE-108.967.751

Le CERN est répertorié en tant que société française avec le code SIRET suivant (Système d'Identification du Répertoire des établissements): 394 610 661 000 16

Ce numéro peut être utilisé en l’absence du code d’identification TVA.

En effet, le CERN en tant qu'organisation internationale, n'est pas assujetti à la TVA, et pour cette raison, il n'y a pas de code TVA.

• Date d'émission de la facture

• Numérotation de la facture

• Nom et adresse du fournisseur

• Numéro d'identification de TVA du fournisseur

• Coordonnées bancaires complètes du fournisseur. Les bordereaux de paiements ne sont pas nécessaires

• Adresse du CERN

• le numéro de commande/contrat CERN ou le nom de votre contact CERN.

• Date de livraison

• Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni

• Taux de TVA légalement applicable

• Montant total de la TVA correspondant

• Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant

• Réduction de prix

Pour toutes questions liées à la facturation et le paiement des factures, veuillez adresser vos demandes directement par email à l'adresse accounts.payable@cern.ch.

Merci d'indiquer le numéro de commande ou numéro de contrat ainsi que la copie de la facture concernée.

Au service « Paiement »: CERN Payment Service <payment-service@cern.ch>

Personne envoyée en mission

La personne envoyée en mission doit respecter les dispositions de la Circulaire administrative n° 33 (janvier 2020) (« Missions »). En outre, pendant la mission, le membre du personnel reste assujetti aux Statut et Règlement du personnel et est censé se conformer au Code de conduite du CERN.

En particulier, la personne envoyée en mission devra :

• remplir de façon exacte la Demande de mission / Travel request (TRVL) sur EDH, en indiquant tous les éléments pertinents concernant l'itinéraire prévu, et attendre l'approbation de cette demande avant d'engager des frais quels qu'ils soient ;
• choisir le moyen de transport le plus approprié et présentant la meilleure efficacité par rapport au coût, compte dûment tenu toutefois des considérations de sûreté et de sécurité ;
• donner une justification de l'utilisation d'un véhicule de location ou d'un véhicule privé, s'il y a lieu ;
• donner une justification de l'utilisation de taxis ou d'un transport privé, s'il y a lieu ;
• au retour, et au plus tard six mois après le dernier jour de la mission, déclarer s'il y a lieu les changements dans l'itinéraire prévu, les hébergements ou repas offerts au cours de la mission et demander s'il y a lieu le remboursement de tous les frais supplémentaires autorisés engagés ainsi qu'une réduction volontaire du défraiement ;
• fournir un justificatif pour les frais d'hébergement et tous les autres frais engagés, énumérés aux paragraphes 2.1.5, 2.3 et 2.4.

A noter :  En respect des dispositions de la Circulaire opérationnelle n° 11 (« Traitement des données à caractère personnel »), la personne envoyée en mission est tenue de mettre à jour elle-même ses données de profil dans l'outil de réservation en ligne.

Gestionnaire des voyages

Le gestionnaire des voyages peut assister la personne envoyée en mission dans sa demande et doit :

• présenter une comparaison des coûts de transport lorsque s'ajoute à la mission un séjour privé ;
• présenter une comparaison avec le trajet effectué par transport public présentant le meilleur rapport coût-efficacité, dans le cas où la personne envoyée en mission utilise son véhicule privé ;
• au retour de mission, vérifier la Demande de mission / Travel request (TRVL), qui s'appuie sur les informations communiquées par l'intéressé.

Chef de groupe / Team leader

Le chef de groupe ou, si la personne envoyée en mission est un utilisateur, le team leader devra :

• valider la durée de la mission et de l'absence ;
• confirmer la nécessité de la mission ;
• valider le mode de transport, y compris la justification de l'utilisation d'un véhicule de location ou d'un véhicule privé, qui doit être fondée sur les besoins du service ;
• approuver ou rejeter la Demande de mission / Travel request (TRVL) ;
• approuver ou rejeter les modifications éventuelles par rapport à la demande initiale ;
• approuver ou rejeter d'éventuelles demandes de périodes de récupération (voir paragraphe 4.3) ;

Responsable de budget /Team Account Manager

Le responsable de budget, ou, si la personne envoyée en mission est un utilisateur, le team account manager devra :

• vérifier l'estimation budgétaire du coût du voyage par rapport au budget disponible ;
• vérifier la validité du code budgétaire ;
• approuver ou rejeter la demande de mission ;
• au retour, approuver ou rejeter la demande relative aux frais supplémentaires résultant d'un changement par rapport à la demande initiale ;

Responsable départemental des voyages

Le responsable départemental des voyages devra :

• veiller à l'application stricte et uniforme dans le département de la Circulaire administrative n° 33 (janvier 2020) : Missions ;
• être le point de contact central pour toutes les personnes envoyées en mission et les gestionnaires des voyages dans les départements, ainsi que pour le coordinateur des responsables des voyages de FAP ou le Bureau des claims, selon les besoins ;
• gérer les réservations hors régime commun dans Egencia:
   
  • vols continentaux d'un coût supérieur de plus de 200 CHF au vol le plus économique, ou d'un coût supérieur à 900 CHF ;
  • vols intercontinentaux d'un coût supérieur de plus de 50 % à celui du vol le plus économique, ou d'un coût supérieur à 2 000 CHF ;
  • réservations de siège spéciales ou surclassement pour des raisons médicales ;
  • transport réservé sans passer par Egencia (par exemple dans des circonstances exceptionnelles, en situation d'urgence, etc.) ;
     
• vérifier la justification donnée en cas d'annulation de la mission par la personne envoyée en mission et décider, selon le motif de l'annulation, si les frais engagés seront pris en charge par le membre du personnel ou par le CERN ;
• approuver ou rejeter les demandes exceptionnelles de remboursement de frais d'un montant supérieur à l'indemnité journalière de voyage ;
• autoriser ou refuser, avant le voyage, le paiement des frais de garde d'enfant supplémentaires résultant de la mission ;
• à la demande du chef de département, produire une analyse des données et communiquer des informations sur les frais de missions ;
• communiquer toute information pertinente aux gestionnaires des voyages et aux personnes envoyées en mission de leur département, selon les besoins.

Coordinateur des voyages

Le coordinateur :

• sert de premier point de contact pour les responsables départementaux des voyages ;
• organise des réunions de coordination régulières entre responsables départementaux des voyages ;
• propose des formations ou des contenus pour aider les responsables départementaux des voyages selon les besoins ;
• fait le lien avec le bureau des claims du service de la comptabilité du personnel (FAP-ACC-PA), en charge du contrôle et du remboursement des frais de mission, ainsi qu’avec le service de la comptabilité des fournisseurs (FAP-ACC-AP), en charge du paiement des factures Egencia.
• propose des mises à jour de l'Admin e-guide s'appuyant sur le retour d'information donné par les responsables départementaux des voyages ;
• propose des projets de mise à jour des politiques de voyage et veille à ce que celles-ci soient conformes aux règles du CERN et à ce qu'elles soient appliquées de façon stricte 
• propose des projets de mise à jour des processus liés aux voyages en conformité avec les règles du CERN et veille à ce que ceux-ci soient rationalisés ; 
• établit des rapports et des analyses portant sur l'ensemble du CERN selon les besoins ;
• assure la gestion du contrat Egencia.

Les factures doivent être envoyées en format papier par courrier ou par email (accounts.payable@cern.ch) au format PDF.

La signature de ce document implique de la part de la partie technique :

• l'acceptation des quantités livrées
• l'acceptation de la conformité du matériel ou de la prestation livrée

L'accord entraine la mise au paiement de la facture au fournisseur.

C’est un des justificatifs suivants :

• Une facture acquittée
• Un reçu de paiement
• Un relevé de compte / relevé de carte
• Un e-mail de confirmation de paiement (par carte bancaire, Paypal…)

Seul un titulaire peut demander cette ouverture.

Le code conférence vous permet de recevoir l’argent des inscriptions directement sur votre code et de l’utiliser pour faire face aux dépenses liées à l’organisation de la conférence.