Service Comptabilité Conférences

Afin de permettre aux organisateurs de Conférences organisées par le CERN de suivre d’un point de vue financier l’organisation de leur conférence, FAP-ACC-PA offre la possibilité d’ouvrir sous certaines conditions* un code budgétaire de Conférence avec un accès CET et des droits de signature EDH.

La fiche ci-après est à compléter et à retourner à la comptabilité du personnel signée par le DPO dont dépend la Conférence.

Après étude de cette fiche FAP-ACC-PA pourra demander l’ouverture d’un code budgétaire CERN transitoire (sans budget) rattaché à l’unité organique responsable de l’organisation de cette conférence.

Le solde (positif/négatif) sera transféré dans un délai maximum de 6 mois après la date de fin de l’évènement (y compris les engagements ouverts) au code général du Département organisateur selon les modalités suivantes :

  • Si solde négatif : écriture comptable sur code budgétaire général du Département Organisateur
  • Si solde positif : écriture comptable sur code Produits du Département Organisateur

C’est FAP-ACC-PA qui procèdera à toutes les écritures comptables relatives aux opérations sur ces codes transitoires Conférence et qui sera le contact au sein de FAP.

 

Procédure pour la création d'un code budgétaire temporaire

A l’ouverture de la Conférence :

  • Demande de l’organisateur à FAP-ACC-PA
  • FAP-ACC-PA fournit la fiche à remplir à l’organisateur
  • Retour de la fiche signée par le DPO du Département organisateur qui précise le code budgétaire qu’il désire voir créer.
  • Demande par FAP-ACC-PA à FAP-RPC via EDH pour la création du code transitoire (fiche de création jointe à la demande EDH).
  • Information de l’ouverture du code par FAP-RPC à FAP-ACC-PA
  • Attribution des droits d’accès par FAP-ACC-PA selon les indications de la fiche.
  • Information à l’organisateur par FAP-ACC-PA sur les droits donnés, les instructions de paiement.

A la fin de la Conférence (ou délai de 6 mois) :

  • Si solde négatif : mail de FAP-ACC-PA pour informer le DPO concerné des écritures comptables et éventuel transfert d’open commitments au code général de son Département
  • Si solde positif : mail de FAP-ACC-PA au DPO concerné pour crédit du solde sur le code Produits de son Département.

Le service en charge est le Bureau des claims.

 

Possibilités offertes avec l’ouverture du code transitoire Conférence

L’ouverture d’une conférence par le biais d’un code transitoire donne diverses possibilités aux Organisateurs :

  1. Possibilité d’avoir un solde négatif avant l’encaissement des inscriptions ou subsides pour peu que le budget global ait été fourni à FAP-ACC-PA.
  2. Autorisation des dépenses dans EDH.
  3. Suivi des dépenses dans CET.
  4. Possibilité de paiement on-line par cartes de crédit via INDICO.
  5. Possibilité d'émettre des RFF (sponsorships ou factures émises à la demande d’universités)

L’ouverture d’une conférence par le biais d’un code transitoire demande certaines contraintes aux Organisateurs :

  1. Présenter un budget prévisionnel de la Conférence indiquant comment les recettes et les dépenses seront équilibrées.
  2. Donner une date de fin à la conférence qui doit être limitée dans le temps (une année budgétaire).
  3. Dès que les dernières factures ont été réglées en informer FAP-ACC-PA afin de solder la Conférence.
  4. N’utiliser les RFF (Request For Fund) disponibles dans EDH que pour les appels de fonds à des sponsors et non pour émettre des factures à l’attention des participants.

 

* Conditions d’ouverture d’un code transitoire Conférence

La conférence doit être organisée par le CERN ou un de ses représentants mais peut se dérouler hors du site.
Elle doit être limitée dans le temps et ne peut être prolongée d’année en année.

Toute demande d’ouverture de compte doit transiter par le DPO du Département organisateur. En cas de co-organisation, un seul DPO sera nommé responsable et le solde positif ou négatif imputé sur le code budgétaire de son Département communiqué à FAP.

 

FAQs

Conferences and schools

If I am in receipt of revenues from CERN (e.g. TIDs, subsidies from my department), can I open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.

If I don't anticipate any revenue, can I still open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures

How long can the code remain open?

Ce code doit pouvoir être fermé dans les 6 mois qui suivent la fin de la conférence.

Why open a Conference code?

Le code conférence vous permet de recevoir l’argent des inscriptions directement sur votre code et de l’utiliser pour faire face aux dépenses liées à l’organisation de la conférence.

Can I request a conference code for a conference organised by an outside institute?

Non, la conférence doit être organisée par le CERN seul ou conjointement avec un tiers.

Who can request the opening of a conference code?

Seul un titulaire peut demander cette ouverture.

Can a surplus from one conference be used to organise another conference?

Non, chaque conférence est indépendante. Tout surplus est reversé au Département Organisateur (voir procédure).

How do I get a conference code opened?

Suivre la procédure indiquée : comptabilité de conférence

Can I begin to spend the revenues before the registration fees are received?

Oui, ce code peut être en négatif avant que les premières inscriptions ne soient enregistrées.

Updated on: 04/03/2019