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FAQs on accounts payable for suppliers

FAQs on accounts payable for suppliers

Accounts payable for CERN

What are the implications for the technical responsible of signing the "Delivery acceptance" EDH document ?

La signature de ce document implique de la part de la partie technique :

  • l'acceptation des quantités livrées
  • l'acceptation de la conformité du matériel ou de la prestation livrée

L'accord entraine la mise au paiement de la facture au fournisseur.

Accounts payable for suppliers

Quel est le numéro IDE du CERN?

Le CERN est répertorié auprès de l'Administration Suisse sous l’IDE n°CHE-108.967.751

Qui dois-je contacter en cas de facture impayée?

Pour toutes questions liées à la facturation et le paiement des factures, veuillez adresser vos demandes directement par email à l'adresse accounts.payable@cern.ch.

Merci d'indiquer le numéro de commande ou numéro de contrat ainsi que la copie de la facture concernée.

 

Quel est le numéro de TVA du CERN?

En tant qu'Organisation Internationale, le CERN est exonéré de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dans ses deux Etats hôtes, la Suisse et la France et n'a par conséquent pas de n° de TVA intracommunautaire.

Pour plus d’informations sur les règles de facturation, veuillez consulter le guide sur la TVA: http://procurement.web.cern.ch/docs/vat-and-invoicing-guide

Quelles sont les conditions pour qu'une garantie bancaire soit acceptée au CERN ?

Les garanties bancaires adressées au CERN sont contrôlées et validées par le contrôleur responsable de la commande/contrat. Veuillez noter que ce document n’est pas demandé pour chaque contrat/commande.

Une garantie bancaire doit répondre à trois conditions :
 

  • être émise par un établissement bancaire ayant un rating supérieur ou égal à BBB+. Le fournisseur doit fournir la preuve du rating par un certificat émis par sa banque. Les garanties bancaires émises par une compagnie d’assurance ne sont pas acceptées.

  • elle doit être en conformité avec le modèle CERN (voir fichiers ci-joints)

  • elle doit être conforme aux conditions du contrat (montant, date d’échéance)

 

Le suivi des garanties bancaires est effectué par la comptabilité générale (date d’expiration, etc).

 

Quel est le numéro SIRET du CERN?

Le CERN est répertorié en tant que société française avec le code SIRET suivant (Système d'Identification du Répertoire des établissements): 394 610 661 000 16

Ce numéro peut être utilisé en l’absence du code d’identification TVA.

En effet, le CERN en tant qu'organisation internationale, n'est pas assujetti à la TVA, et pour cette raison, il n'y a pas de code TVA.

 

 

Qui dois-je contacter pour demander des renseignements sur les paiements?

Au service « Trésorerie »: CERN Treasury Services <Cern.Treasury.Services@cern.ch>

A qui dois-je demander la copie du formulaire A/OI?

Le formulaire A/OI est valable 5 ans et vous permet de justifier notre exonération auprès des autorités fiscales.

La copie de celui-ci est à demander directement à votre contact commercial au CERN mentionné sur le dernier bon de commande.

Pourquoi ma facture a été payée sans les frais de transport initialement inclus ?

Une facture est payée sans les frais de transports initialement inclus lorsque les instructions de livraison pour les commandes placées sous l'Incoterm FCA (2010) par le service des achats au CERN n'ont pas été respectées.

Les instructions de livraison spécifiées sur la commande ont un caractère obligatoire et doivent être suivies par nos fournisseurs.

A l'avenir, si vous désirez le remboursement des frais de transports pour l'utilisation de LA POSTE au tarif normal, veuillez nous faire parvenir les justificatifs se rapportant à ces frais et dans ce cas nous procèderons au paiement de la facture dans son intégralité.

Quelles sont les mentions obligatoires que doit contenir ma facture?

  • Date d'émission de la facture

  • Numérotation de la facture

  • Nom et adresse du fournisseur

  • Numéro d'identification de TVA du fournisseur

  • Coordonnées bancaires complètes du fournisseur. Les bordereaux de paiements ne sont pas nécessaires

  • Adresse du CERN

  • le numéro de commande/contrat CERN ou le nom de votre contact CERN.

  • Date de livraison

  • Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni

  • Taux de TVA légalement applicable

  • Montant total de la TVA correspondant

  • Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant

  • Réduction de prix

Sous quel format dois-je envoyer les factures ?

Les factures doivent être envoyées en format papier par courrier ou par email (accounts.payable@cern.ch) au format PDF.

A qui dois-je envoyer mes factures?

Les factures doivent être adressées en 1 seul  exemplaire, soit par e-mail à l’adresse accounts.payable@cern.ch, soit par courrier à l’adresse suivante:

CERN
Finances et processus administratifs
Accounts Payable / Bureau des factures (4-3-009)
CH - 1211 GENEVE 23
Suisse

Toute facture doit OBLIGATOIREMENT comporter le numéro de commande CERN ou le numéro du contrat conclu avec le CERN ou par défaut le nom du technicien ayant passé la commande. Toute facture incomplète ne pourra être payée dans les délais prévus.

Les factures ne doivent pas être envoyées avec la marchandise.

Les coordonnées bancaires complètes du fournisseur – IBAN et code SWIFT ou compte bancaire complet - seront indiquées de préférence directement sur les factures. Il est inutile d’accompagner les factures de bulletins de versement.

 

Assurance

I would like to take out life insurance from Helvetia. How can I subscribe?

Le formulaire d'affiliation est en ligne dans la procédure "Assurance vie (Helvetia)" de l'Admin e-guide. La date effective ne prend effet qu'à compter de 30 jours fin de mois à date de signature. Les dispositions réglementaires sont à votre disposition sur le même lien.

I took out income protection insurance from UNIQA. Who pays if my salary is reduced due to long-term sick leave?

Le bureau des salaires se charge de maintenir le salaire à 100% et de refacturer la perte de gain à UNIQA.

I have been on sick leave for several months, what consequences will this have on my pay?

Dans le cas où, vous n'avez pas souscrit à l'assurance perte de gain, votre salaire est maintenu à 2/3 jusqu'à nouvel avis.
Dans le cas contraire, votre salaire est calculé à 2/3. Une ligne supplémentaire sur votre décompte de paie indiquera le tier manquant pris en charge par UNIQA.Vous recevez ainsi la totalité de votre salaire.

I took out income protection insurance and am on long-term sick leave with a reduction of my salary. Should I inform UNIQA or the Staff Association?

Non, les services administratifs interne s'en chargent...

I would like to take out life insurance from Helvetia. Who would benefit from it in case of my death?

Plusieurs cas se présentent :

  • Vous êtes marié, pacsé, lié par un partenariat officiellement enregistré par un Etat membre, séparé mais pas divorcé : le conjoint est bénéficiaire.
  • A défaut les enfants, à défaut aux père et mère, à défaut aux héritiers ayants droit.
  • L'organisation est preneur de l'assurance vie collective.

I would like to take out income protection insurance from UNIQA, how should I proceed?

L'adhésion se fait directement auprés d'UNIQA dans leurs locaux. La prime est déduite automatiquement du salaire 1 fois par an au mois de janvier.

Can I take out income protection insurance through the CERN Staff Association?

Il est nécessaire d'être membre de l'association pour s'affilier à l'assurance perte de gain collective. La prime est déduite conjointement avec la cotisation auprés de l'assocaition au mois de janvier de l'année en cours.

AVS/AC/APG

I have Swiss nationality and wish to contribute to the Swiss national pension (AVS) and unemployment insurance schemes, should I contact the administrators of the Geneva canton's fund?

Oui, vous devrez effectuer vous-même les démarches auprès de la caisse de compensation du canton de votre domicile (voir ci-dessous). La demande d'adhésion doit être déposée dans un délai de 3 mois à compter de l'affiliation au système de prévoyance de l'organisation.

Pour le canton de Genève: http://www.ocas.ch/

Pour le canton de Vaud: http://www.caisseavsvaud.ch/

CHIS

I have altered my declaration of family situation and this modifies the amount of my spouse’s UNIQA premium, but I don't see any corresponding adjustment on my payslip. Is this normal procedure?

Tout dépend du moment où vous avez modifié votre déclaration :

La correction a été mise à jour après le 10 du mois, l'impact prendra effet sur le décompte du mois suivant.

La correction a été mise à jour avant le 10 du mois, contacter ais-support.

Claims

How can I provide my bank details?

Les coordonnées bancaires doivent être enregistrées en utilisant ce formulaire EDH.

Why has my claim been held by the Personnel Accounting Section for several days?

Il peut y avoir différentes raisons :

  • Vous avez indiqué un nombre de documents papier joints différent de 0, dans ce cas le bureau des claims attend les justificatifs papiers par courrier interne.
  • Vous avez indiqué un nombre de documents papier joints égale à zéro mais aucun document n’est attaché dans EDH.
  • Le bureau des claims vous a adressé une demande car il manque des informations ou des justificatifs supplémentaires.
  • Les demandes sont approuvées par la comptabilité du personnel les jours des paiements (mardi et jeudi). Si votre demande est traitée peu après les paiements, elle restera dans le pool de la Comptabilité du personnel jusqu'aux prochains paiements, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'elle est bloquée.

 

How frequently are claims paid?

Méthodes de paiements Fréquence des paiements
Transferts bancaires sur comptes en Suisse ou à l'étranger

Les demandes sont approuvées chaque mardi et jeudi. Les virements bancaires sont envoyés 2 à 3 jours ouvrables après l'approbation finale des demandes dans l'EDH.

 

Mes coordonnées bancaires ont changé, qui dois-je informer?

 

In order to pay a supplier’s invoice, should I create a TPP claim or a DAI?

La procédure DAI doit être privilégiée pour régler un fournisseur, néanmoins pour les frais encourus par un membre du personnel employé/associé (inscription à une conférence, cotisations, ...). Veuillez noter que les formations de type "cours" ne peuvent pas être payés par TPP (il faut utiliser les DAI dans ce cas).

What is a proof of payment ?

C’est un des justificatifs suivants :

  • Une facture acquittée
  • Un reçu de paiement
  • Un relevé de compte / relevé de carte
  • Un e-mail de confirmation de paiement (par carte bancaire, Paypal…)

 

A currency is not available in EDH, how can I calculate the equivalent in Swiss francs?

Il faut envoyer un email à : claims.office@cern.ch en indiquant obligatoirement le montant en devise et la date de retour du voyage. Vous recevrez une réponse par email avec le calcul de conversion, que vous pourrez ensuite joindre dans le claim EDH. La demande peut également être envoyée via le formulaire SNOW suivant.

Can I receive a payment in cash?

Compte tenu de la situation actuelle liée à la pandémie de COVID, veuillez noter qu'il pourrait être temporairement impossible d'émettre des paiements en espèces. Les heures mentionnées ci-dessous peuvent également varier en fonction des heures d'ouverture du bureau de poste.

Les paiements en espèces ne sont autorisés qu'à titre exceptionnel, c'est-à-dire pour des paiements ponctuels (uniquement pour les personnes qui ont des comptes bancaires domiciliés dans des pays où il est difficile de procéder à un transfert bancaire - ceci exclut les comptes avec IBAN).

Comment puis-je obtenir mon paiement en espèces ?

Une fois que la demande exceptionnelle a été approuvée par la Comptabilité du personnel, le bénéficiaire peut retirer le paiement auprès du bureau de poste du CERN. Les paiements en espèces peuvent être encaissés entre 9h30-12h30 et 13h30-15h30. Une pièce d'identité nationale ET un badge CERN doivent être présentés au caissier.

Can I receive my payment outside of Switzerland?

Oui, il est possible d’effectuer un paiement à l’étranger quel que soit le pays. Cependant, certains comptes ont des droits limités et ne peuvent pas recevoir de virements en devises étrangères. Etant donné que l'ensemble de nos virements sont envoyés en CHF, veuillez vérifier auprès de votre banque si votre compte peut recevoir des paiements en CHF. 

Do I need to send the original documents with the internal mail service?

Les copies et les scans sont acceptés sauf pour les demandes de remboursement de frais divers (reçus originaux requis le cas échéant)

Peut-on payer une subsistance à une personne EXTERNAL

Oui, à condition de créer un claim de voyage officiel accompagné d'une lettre d'invitation indiquant la période et le montant qui ne doit pas dépasser ceux indiqués dans l'Admin-eguide.
 

Conferences and schools

If I don't anticipate any revenue, can I still open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures

How do I get a conference code opened?

Suivre la procédure indiquée : comptabilité de conférence

If I am in receipt of revenues from CERN (e.g. TIDs, subsidies from my department), can I open a conference code?

Non, ce code dont le fonctionnement est particulier n’est ouvert que si l’on reçoit des recettes extérieures.

Why open a Conference code?

Le code conférence vous permet de recevoir l’argent des inscriptions directement sur votre code et de l’utiliser pour faire face aux dépenses liées à l’organisation de la conférence.

How long can the code remain open?

Ce code doit pouvoir être fermé dans les 6 mois qui suivent la fin de la conférence.

Can I request a conference code for a conference organised by an outside institute?

Non, la conférence doit être organisée par le CERN seul ou conjointement avec un tiers.

Who can request the opening of a conference code?

Seul un titulaire peut demander cette ouverture.

Can a surplus from one conference be used to organise another conference?

Non, chaque conférence est indépendante. Tout surplus est reversé au Département Organisateur (voir procédure).

Can I begin to spend the revenues before the registration fees are received?

Oui, ce code peut être en négatif avant que les premières inscriptions ne soient enregistrées.

General accounting

A qui s'adresser pour changements de codes budgetaires/autres demandes pour compta. generale?

Contacter general.accounting@cern.ch pour toutes questions liees a la Comptabilite Generale. 

A qui s'adresser pour les questions sur les factures ou des fournisseurs?

Nos collegues de la Comptabilite Fournisseurs peuvent vous aider : accounts.payable@cern.ch

Part-time working

I would like to reduce my working hours. How will my contributions to the Health Insurance Scheme and to the Pension Fund be calculated?

La cotisation d'assurance maladie reste inchangée sauf dans le cas ou votre conjoint travaille au cern. Dans ce contexte là, votre cotisation sera calculée au prorata. La cotisation à la caisse pension dépend de votre choix : Réduction au prorata ou maintien à 100% avec prise en charge de votre cotisation salariale et patronale. Une simulation peut-être demandée au bureau des salaires bureau.salaires@cern.ch

I would like to reduce my working hours. Will my allowances be reduced?

Les allocations de famille, d'enfants, de petite enfance ainisi que les allocations perçues à l'extérieur restent inchangées.

Salaries

I have changed my bank account details. Whom should I contact to ensure that my salary is paid into my new account?

Le bureau des salaires enregistre toutes nouvelles coordonnées bancaires. La demande doit être formulée par le service portail sécurisé  : CERN Sevice Now pour changer les coordonees bancaires

I checked my account on the day the salary was paid but I have not yet received my salary. Is this normal procedure?

Non, il faut contacter le bureau des salaires bureau.salaires@cern.ch afin de déterminer d'où vient le problème.

My spouse has to provide his or her employer with a certificate that he or she is covered by my insurance. How do I obtain this certificate?

Une attestation vous sera délivrée après en avoir fait la demande auprès du service portail : Attestation financiere https://cern.service-now.com/service-portal/search.do?q=attestation+financiere

I must complete military/civil service, which will require me to take leave. What would be the consequences on my pay?

Aucun, le salaire mensuel est maintenu. Les congés sont décomptés dans le cadre d'un service civil/militaire.

I started work on the 15th day of the month but I didn't get a payslip at the end of the month like my colleagues. Is this normal procedure?

Tous les membres de personnel commençant en cours de mois ne reçoivent pas de décompte de paie papier le mois en cours mais le mois suivant pour 1 mois 1/2.

I am currently on unpaid leave and am maintaining my contributions to the Health Insurance Scheme and/or to the Pension Fund. What is the procedure for paying them since I am not in receipt of a salary?

Dans le cas où votre congé non rémunéré est dans un délais de 1 à 3 mois, les cotisations sont calculées est stockées dans un solde à récupérer. Leur de votre retour, le montant cumulé sera déduit de votre salaire.

Dans le cas où votre congé non rémunéré est au delà de 3 mois, il vous est nécessaire de passer par le bureau des salaire afin de vous informer des coordonnées du compte bancaire sur le quel effectuer un virement mensuel.

My staff contract specifies an international indemnity which does not appear on my first payslip. Should I contact the Salaries Office?

L'indemnité internationale n'est versée que tous les 6 mois à date de début de contrat pendant 6 ans. A partir des années suivantes l'indemnité est réduite selon le pourcentage.

I don't understand the amount of the telephone calls deducted from my payslip. Whom should I contact?

Les appels téléphoniques sont déduits du décomptes de paie automatique. pour toutes questions : ais-support

My contract terminates in the middle of a month. Will my final salary be paid on my last day of work?

Le paiement est effectué aux alentours du 25 de chaque mois avec la bande de transfert de la chaîne paie.

I have received an amendment to my contract indicating that I owe CERN a substantial amount relating to allowances for my children. Will this amount be deducted from my salary in one go?

Après prise de contact avec le bureau des salaires, la dette peut être échelonnée sur plusieurs mois mais remboursée dans sa totalité avant la fin de l'année en cours.

I don't understand the deductions for child allowances obtained from an outside source shown on my payslip. Whom should I contact?

La déclaration pour les allocations perçues à l'extérieur est gérée par le département HR : Mme Nadége Bordon.

I started work on the 15th of the month. As I didn't receive a payslip, will I get any salary for the part of the month I worked?

Oui, le montant du versement est égal à 50% de votre salaire de base.

How are my contributions to the Health Insurance Scheme and to the Pension Fund calculated if I take parental leave or compassionate leave?

Le congé parental est accordé pour un minimum de 10 jours sur une période de 3 mois maximum jusqu'au 3 ans de l'enfant. Le congé de solidarité est accordé pour un minimum de 10 jours sur une période de 3 mois par année de congé.

Les cotisations à la caisse maladie et à la caisse pension sont obligatoires jusqu'à 1 mois. Au dela ces cotisations peuvent être facultatives.