Toutes les factures et notes de crédit provenant des fournisseurs sont reçues dans la section Comptabilité Fournisseurs (FAP-ACC-AP). Elle est en charge de leur réception, leur enregistrement, leur contrôle, leur imputation et de leur mise au paiement.

La section Comptabilité Fournisseurs (FAP-ACC-AP) est chargée d'enregistrer, de contrôler et d'autoriser toutes les factures des fournisseurs pour paiement. Toutes les factures et avoirs des fournisseurs doivent donc être envoyés directement à FAP-ACC-AP, de préférence par voie électronique.

La section travaille en étroite collaboration avec :

• la partie technique
• la partie commerciale
• la comptabilité générale
• le service trésorerie
• les fournisseurs

La section traite entre 45000 et 50000 factures par an.

Si le responsable du traitement détecte des anomalies lors du contrôle d'une facture, il prend contact avec le contact technique, le contact commercial ou le fournisseur selon la nature des anomalies afin de trouver une solution.

Certaines commandes nécessitent l'approbation « qualitative » du contact technique avant que la facture puisse être payée afin de s'assurer que les biens ou services sont conformes à la commande (ces commandes sont désignées comme « manuelles » dans le DAI).

La section est également responsable de toutes les demandes des fournisseurs liées aux factures et au paiement. L'utilisation de l'adresse e-mail account.payable@cern.ch via un système de ticket garantit que la demande est suivie par le service A/P et attribuée au bon contact.