Duty Travel Coordination


COVID-19: all the duty travel information you need at your fingertips

Duty Travel Coordination

In support of the complex subject of duty travel, this website provides some general descriptions and links to various resources. The aim is to simplify and standardize the processes as much as possible. Travel arrangers and travel managers in each department are the first level of support for travellers. 

Personne envoyée en mission

La personne envoyée en mission doit respecter les dispositions de la Circulaire administrative n° 33 (janvier 2020) (« Missions »). En outre, pendant la mission, le membre du personnel reste assujetti aux Statut et Règlement du personnel et est censé se conformer au Code de conduite du CERN.

En particulier, la personne envoyée en mission devra :

  • remplir de façon exacte la Demande de mission / Travel request (TRVL) sur EDH, en indiquant tous les éléments pertinents concernant l'itinéraire prévu, et attendre l'approbation de cette demande avant d'engager des frais quels qu'ils soient ;
  • choisir le moyen de transport le plus approprié et présentant la meilleure efficacité par rapport au coût, compte dûment tenu toutefois des considérations de sûreté et de sécurité ;
  • donner une justification de l'utilisation d'un véhicule de location ou d'un véhicule privé, s'il y a lieu ;
  • donner une justification de l'utilisation de taxis ou d'un transport privé, s'il y a lieu ;
  • au retour, et au plus tard six mois après le dernier jour de la mission, déclarer s'il y a lieu les changements dans l'itinéraire prévu, les hébergements ou repas offerts au cours de la mission et demander s'il y a lieu le remboursement de tous les frais supplémentaires autorisés engagés ainsi qu'une réduction volontaire du défraiement ;
  • fournir un justificatif pour les frais d'hébergement et tous les autres frais engagés, énumérés aux paragraphes 2.1.5, 2.3 et 2.4.

A noter :  En respect des dispositions de la Circulaire opérationnelle n° 11 (« Traitement des données à caractère personnel »), la personne envoyée en mission est tenue de mettre à jour elle-même ses données de profil dans l'outil de réservation en ligne.

Gestionnaire des voyages

Le gestionnaire des voyages peut assister la personne envoyée en mission dans sa demande et doit :

Chef de groupe / Team leader

Le chef de groupe ou, si la personne envoyée en mission est un utilisateur, le team leader devra :

  • valider la durée de la mission et de l'absence ;
  • confirmer la nécessité de la mission ;
  • valider le mode de transport, y compris la justification de l'utilisation d'un véhicule de location ou d'un véhicule privé, qui doit être fondée sur les besoins du service ;
  • approuver ou rejeter la Demande de mission / Travel request (TRVL) ;
  • approuver ou rejeter les modifications éventuelles par rapport à la demande initiale ;
  • approuver ou rejeter d'éventuelles demandes de périodes de récupération (voir paragraphe 4.3) ;

Responsable de budget /Team Account Manager

Le responsable de budget, ou, si la personne envoyée en mission est un utilisateur, le team account manager devra :

  • vérifier l'estimation budgétaire du coût du voyage par rapport au budget disponible ;
  • vérifier la validité du code budgétaire ;
  • approuver ou rejeter la demande de mission ;
  • au retour, approuver ou rejeter la demande relative aux frais supplémentaires résultant d'un changement par rapport à la demande initiale ;

Responsable départemental des voyages

Le responsable départemental des voyages devra :

  • veiller à l'application stricte et uniforme dans le département de la Circulaire administrative n° 33 (janvier 2020) : Missions ;
  • être le point de contact central pour toutes les personnes envoyées en mission et les gestionnaires des voyages dans les départements, ainsi que pour le coordinateur des responsables des voyages de FAP ou le Bureau des claims, selon les besoins ;
  • gérer les réservations hors régime commun dans Traveldoo :
     
    • vols continentaux d'un coût supérieur de plus de 200 CHF au vol le plus économique, ou d'un coût supérieur à 900 CHF ;
    • vols intercontinentaux d'un coût supérieur de plus de 50 % à celui du vol le plus économique, ou d'un coût supérieur à 2 000 CHF ;
    • réservations de siège spéciales ou surclassement pour des raisons médicales ;
    • transport réservé sans passer par Traveldoo ou CWT (par exemple dans des circonstances exceptionnelles, en situation d'urgence, etc.) ;
       
  • vérifier la justification donnée en cas d'annulation de la mission par la personne envoyée en mission et décider, selon le motif de l'annulation, si les frais engagés seront pris en charge par le membre du personnel ou par le CERN ;
  • approuver ou rejeter les demandes exceptionnelles de remboursement de frais d'un montant supérieur à l'indemnité journalière de voyage ;
  • autoriser ou refuser, avant le voyage, le paiement des frais de garde d'enfant supplémentaires résultant de la mission ;
  • à la demande du chef de département, produire une analyse des données et communiquer des informations sur les frais de missions ;
  • communiquer toute information pertinente aux gestionnaires des voyages et aux personnes envoyées en mission de leur département, selon les besoins.

Coordinateur des voyages

Le coordinateur :

 

Réunions de coordination des Travel Managers et communications.
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