Cette procédure s'applique uniquement pour les conférences organisées par le CERN, seul ou conjointement avec un tiers, amenées à recevoir un produit financier extérieur. Il s'agit le plus souvent de recettes provenant de frais d'inscription, de participation ou de "sponsorship".

La conférence doit être organisée par le CERN mais peut se dérouler hors du site. Elle doit être limitée dans le temps et ne peut être prolongée d’année en année. 
Toute demande d’ouverture de compte doit transiter par le DPO du département organisateur. En cas de co-organisation d'une conférence, un seul DPO est nommé responsable.

Chaque conférence est gérée individuellement à travers un code budgétaire transitoire rattaché à l'unité organique responsable de l'organisation de cette conférence.

Un traitement comptable de fin d'exercice est prévu pour les conférences en cours au 31 décembre.

Des précisions concernant cette procédure sont disponibles dans la page FAQs de la Comptabilité du personnel sous "conferences and schools".